Als u een week wegvalt, valt uw bedrijf dan mee stil?
Uw team werkt samen, maar niet op één plek: ieder zijn eigen bestand, zijn eigen mailtjes, zijn eigen manier van bijhouden. De kennis om het draaiende te houden zit in hoofden, niet in een systeem. Ik bouw de centrale plek die dat verandert, op maat van hoe uw team al werkt.
Herkenbaar?
Herkent u dit?
Drie versies van de waarheid. De planning op het bureau van de ene, de Excel van de andere, de laatste stand in een mailtje van vorige week. Niemand weet nog welke versie de juiste is.
Wie is daar eigenlijk mee bezig? Een klacht, een bestelling, een aanvraag: het is gestart, maar wie ze nu opvolgt en wat de volgende stap is, moet u navragen in plaats van in één oogopslag zien.
De cijfers zitten overal en nergens. De gegevens om een goede beslissing te nemen bestaan wel, verspreid over drie bestanden en twee hoofden, maar niemand zet ze ooit naast elkaar.
Als die ene collega op verlof is, ligt het stil. Niet omdat niemand anders het werk kán doen, maar omdat niemand anders weet waar te beginnen.
Nieuwe collega's leren alles van horen zeggen. Er is geen vaste plek waar staat hoe het hier werkt, dus wordt elke nieuwe medewerker ingewerkt via wat zijn buurman toevallig nog weet. Dat is dezelfde kwetsbaarheid als die fragiele Excel die niemand meer durft aan te raken, maar dan verspreid over uw hele team.
Aanpak
Drie stappen, vanuit het team bekeken.
Gesprek en probleem afbakenen
Een uur samen aan tafel: u vertelt hoe uw team vandaag samenwerkt, waar de informatie nu zit, en waar het misloopt zodra iemand afwezig is. Daaruit komt één scherp afgebakend vertrekpunt, niet een lijst van alles wat ooit zou kunnen. Pas dan volgt een voorstel met een vaste prijs, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.
Eerste werkende versie
Binnen enkele weken staat er een eerste centrale plek die echt werkt, met de gegevens van uw eigen team, niet met een demo. Uw mensen gebruiken het tijdens het echte werk: wie doet wat, wat is de volgende stap, waar staat de laatste informatie. Wat niet aansluit bij hoe zij werken, wordt bijgestuurd vóór het definitief wordt.
Bijsturen en uitbreiden
Nadien groeit het systeem mee, module per module, telkens op basis van wat uw team er in de praktijk echt bij nodig heeft. Geen groot pakket in één keer, geen functies die nooit gebruikt worden.
Zelfde filosofie als altijd: een vaste prijs vooraf per afgebakend probleem, geen dagtarief, geen workshopkosten vooraf, geen jarenlang implementatietraject.
Wat dat concreet kan zijn:
- orderopvolging: wie doet wat, in welke fase
- klachtenregistratie: één plek, geen zoektocht in mailboxen
- kennisbank: hoe het hier werkt, niet in één hoofd
- planning: één versie die iedereen ziet
- retourbeheer: status in één oogopslag
- rapportering: de cijfers die er al zijn, eindelijk samen zichtbaar
Over
Wie zit hier tegenover u
Ik ben Michel Beyaert, Head of Operations in een productieomgeving. Ik zie daar dagelijks wat versnippering kost: de collega die op verlof is terwijl niemand weet waar ze gebleven was, de ploeg die tegenstrijdige informatie krijgt omdat er drie versies van dezelfde planning rondgaan. Ik bouw daar zelf de systemen voor die dat oplossen, en doe dat als freelancer ook voor andere bedrijven, van plannings- en klantenopvolging tot tijdregistratie en facturatie.
Ik werk vanuit Oudenaarde, voor bedrijven in de Vlaamse Ardennen en Oost-Vlaanderen. Eén vast aanspreekpunt, van het eerste gesprek tot na de oplevering: geen team dat wisselt, geen wisselende consultant, geen workshop-fee om te mogen starten.
Twijfels
Eerlijke antwoorden op eerlijke twijfels
Moeten wij dan alles migreren?
Nee. We starten met één afgebakend stuk van hoe uw team vandaag werkt, met uw bestaande gegevens. Er is geen grote overstap in één keer nodig, en niets wordt overhaast vervangen vóór het werkt.
Werkt dat naast Office of Teams?
Ja. Dit vervangt geen mail of Teams, het geeft de informatie die vandaag verspreid raakt over beide een vaste, centrale plek waar iedereen op kan bouwen.
Hoeveel tijd kost dit ons team?
De opstart vraagt vooral tijd van u: het gesprek en het testen van de eerste versie. Voor de rest van uw team blijft het licht, het systeem wordt gebouwd rond hoe zij al werken, niet omgekeerd.
Wat als we later willen uitbreiden?
Dat is de bedoeling. Het systeem groeit in losse modules mee met wat uw team nodig heeft, zonder dat u vooraf alles moet vastleggen.
Wat als u zelf wegvalt?
Daarover worden vooraf afspraken vastgelegd: u krijgt inzage in de broncode en documentatie, en hosting en onderhoud worden helder geregeld. Zo blijft uw team niet zelf afhankelijk van één persoon, ook niet van mij.
Aan de slag
Een uur samen zitten. Hoe uw team vandaag werkt. Geen verkooppraat.
Geen lange offerte, geen verplichting. Gewoon een uur waarin u vertelt waar de informatie bij u vastloopt, en ik eerlijk zeg of daar iets aan te bouwen valt.