Bestuurswerk hoort geen tweede baan te zijn
U doet dit vrijwillig, 's avonds, na een volle dag werk: ledenlijsten bijhouden, inschrijvingen tellen, uitzoeken wie al betaald heeft. Ik bouw eenvoudige software die dat werk wegneemt, betaalbaar voor een clubkas, tegen een vaste prijs die uw bestuur vooraf kan goedkeuren.
Herkenbaar?
Herkent u dit?
De ledenlijst bestaat in drie versies. Eentje bij de secretaris, eentje bij de penningmeester, eentje die iemand ooit heeft doorgestuurd, en niemand weet nog welke de juiste is.
Inschrijvingen komen binnen via mail, papier en overschrijving door elkaar. Wie ingeschreven is en wie betaald heeft, moet u zelf naast elkaar leggen, telkens opnieuw.
Niemand weet nog wie wanneer helpt. De vrijwilligers zijn er, de goodwill is er, maar wie er zaterdag aan de bar staat of wie het materiaal meebrengt, wordt elke keer opnieuw via een appgroep uitgezocht.
Roosterwijzigingen bereiken niet iedereen. Een training verzet naar een ander uur, en toch staan er drie leden op het oude tijdstip omdat het bericht hen nooit bereikte.
Alles hangt aan die ene vrijwilliger. Zij houdt de lijst bij, hij regelt de inschrijvingen, en wanneer die persoon een seizoen minder tijd heeft, valt precies dat stuk stil.
Aanpak
Drie stappen, op maat van een bestuur, niet van een bedrijf.
Gesprek met het bestuur
Een gesprek met wie de administratie vandaag doet: waar gaat de meeste tijd naartoe, wat zorgt elk jaar weer voor ergernis. Daaruit komt één helder vertrekpunt, geen lange wensenlijst. Daarna een voorstel met een vaste prijs, zodat het bestuur dat gewoon kan voorleggen en goedkeuren, zoals elke andere uitgave.
Eerste werkende versie voor één pijnpunt
We starten met het onderdeel dat het meeste tijd kost, vaak de inschrijvingen: wie is ingeschreven, wie heeft betaald, in één overzicht. Binnen enkele weken staat er iets dat werkt, met uw eigen leden en gegevens.
Module per module uitbreiden
Nadien breidt het systeem uit waar de club dat nodig heeft: ledenbeheer, roosters, een webshop of ticketverkoop. Telkens één stap, nooit meer dan wat de club op dat moment echt gebruikt.
Een clubkas is geen bedrijfsbudget. Daarom een vaste prijs vooraf, zodat het bestuur precies weet wat het kost vóór er iets gestart wordt, en geen verrassingen achteraf.
Over
Wie zit hier tegenover u
Ik ben Michel Beyaert. Naast mijn werk als Head of Operations in een productieomgeving bouw en beheer ik ook platformen in de verenigingssfeer: een fotoarchief met tientallen albums voor een brandweervereniging, een spelletjesplatform voor een jeugdbeweging, een webshop voor merchandise. Ik ken het ritme van vrijwilligerswerk: goede wil, weinig tijd, geen IT-dienst achter de hand.
Ik werk vanuit Oudenaarde, voor clubs en verenigingen in de Vlaamse Ardennen en Oost-Vlaanderen.
Twijfels
Eerlijke antwoorden op eerlijke twijfels
Wat kost dat voor een clubkas?
Een vaste prijs vooraf, zodat het bestuur weet wat het kost vóór er iets gestart wordt. Geen bedragen hier op de pagina, wel de garantie dat er nooit een verrassingsfactuur komt.
Moeten onze vrijwilligers dat kunnen bedienen?
Ja, en dat is het uitgangspunt. Het wordt gebouwd voor mensen die dit erbij doen, niet voor iemand die er elke dag mee werkt: duidelijk, herkenbaar, zonder handleiding nodig.
Wat met de privacy van onze (minderjarige) leden?
Daar wordt bewust mee omgegaan: alleen de gegevens die nodig zijn, met de nodige zorg voor gegevens van minderjarigen, conform de regels rond persoonsgegevens. Dat wordt vooraf samen bekeken, niet achteraf rechtgezet.
Kunnen we starten met alleen de inschrijvingen?
Ja. Veel clubs beginnen daar net, omdat dat de meeste tijd kost. De rest kan later volgen, wanneer het bestuur daar klaar voor is, niet eerder.
Wat als de vrijwilliger die dit trok, wegvalt?
Het systeem staat los van één persoon: het bestuur krijgt inzage in hoe het werkt en hoe het onderhouden wordt, zodat een nieuwe vrijwilliger het kan overnemen zonder van nul te beginnen.
Aan de slag
Een uur samen met het bestuur. Geen verkooppraat.
Geen lang traject, geen technisch jargon. Gewoon een uur waarin het bestuur vertelt waar de administratie het meeste tijd kost, en ik eerlijk zeg wat daaraan te doen valt, ook binnen een beperkt budget.